实物档案的整理方法步骤

2025-06-16 08:25热点百科

科技档案的整理工作，就是按照一定的原则和方法，彩奇网，对科技档案进行系统整理和编目，并将其内容与成分揭示出来的一种工作。

科技档案的系统整理，包括对于科技档案的科学分类、组织、保管单位和有秩序地排列。科技档案全部整理工作，是通过归档前将科技文件材料组成保管单位，并将保管单位进行基本编目，然后在归档后所进行的工作。

整理内容包括组卷、排列、编目、装订、入库上架等工序，由科技档案部门独立完成。

1.组卷

（1）科研档案的组卷

按照课题阶段分别组卷，包括可行性研究、立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段。

（2）项目档案的组卷

项目前期文件、项目管理文件：按照事由结合时间顺序组卷。

招标投标、合同文件：按招标的标段、合同组卷。

勘察、设计文件：按阶段、专业组卷。

施工技术文件：按照单位工程、分部工程或装置、阶段、结构、专业组卷。

竣工图：按建筑结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷。

原材料质量证明文件：按单位工程组卷。

信息系统开发文件：按应用系统组卷。

设备文件：按专业、系统、台/套组卷。

监理（监造）文件：按监理的合同标段、事由结合文件种类组卷。

科研项目文件：按科研项目（课题）组卷。

竣工验收文件：按工程阶段、事由结合时间顺序组卷。

（3）设备档案

按设备的台（套）为单位组卷，一台（套）设备可以组成一卷或者若干卷。

2.案卷排列

科技档案案卷排列要遵循其形成规律，按照系统性、成套性的特点进行排列。

（1）科研档案的排列

按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验与过程管理、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。

（2）项目档案的排列

项目前期文件、项目管理文件：结合主题、事由按时间顺序排列。

施工文件：按照综合管理、施工技术支撑、施工（安装）记录、检测试验、评定验收的顺序排列。

信息系统开发文件：按照需求、设计、实施、测试、运行、验收的顺序排列。

设备文件：质量证明、开箱验收、随机文件、安装调试、检测试验和运行维修的顺序排列。

监理文件：按照依据性、工作性文件顺序排列。

（3）设备档案的排列

按照购置文件、随机文件、安装文件、使用维护文件等顺序排列，数量较少的也可以直接按照年度大流水排列。

3.卷内文件排列

科技档案卷内文件一般应文字在前，图样在后；译文在前，原文在后。案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。

（1）图样文件排列：

形成时编制了图样目录，只需要按已编制的图样目录顺序排列即可。

形成时没有编制图样目录，排列图样一般按总体和局部关系排列。排序为：总体布置图、系统图、平面图（立面图、剖面图）、大样图等。

总体性、综合性的图样在前，局部性的图样居中，细部的、大样性的图样在后。

（2）文字文件排列：

按重要程度排列，重要文件在前，次要文件在后：按时间排列，按照科技文件的形成时间或者内容所反映的时间排列；按照科技文件之间的逻辑关系排列，对反映同意问题的来问和复文，正文和附件，复文在前，来文在后，正文在前，附件在后，正本在前，定稿在后。

（3）图文混合文件的排列：

案卷内的文字文件对整个对象（产品、工程、课题等）或整个案卷（部件、专业等）或多份图样进行的总体说明，则文字文件在前，图样在后；案卷内的文字文件只是对案卷内的某份图样文件进行补充或局部性的说明的，则图样在前，文字在后。

4.装订

（1）去除易氧化的金属装订用品。

（2）卷内文件超出卷盒幅面的，应折叠。图纸要按A4大小折叠成手风琴式。

（3）对于破损的、小于A4幅面的文件要修复和托裱

（4）成册的科技文件小于A4幅面的保持原样不变。

（5）以件为单位装订的，在每件文件的首页右上角加盖档号章。

（6）一般采用三孔一线的方式装订。

5、编写卷内文件页码

（1）卷内文件以件为单位编写页码，以有效内容的页面为一页。

（2）统一采用阿拉伯数字从“001”开始依次标注。

（3）印刷成册的已有也好的文件可以不再重新编写页码。如成套图样、说明书、论文等，在编制时已经编有页码，就不必另行重复编码。

（4）卷内目录、卷内备考表不编写页号。

6.编制卷内目录

卷内目录应排列在卷内文件首页之前。

（1）序号：使用阿拉伯数字从01起一次标注卷内文件的顺序。

（2）文件编号：填写文件文号或图样的图号、设备代号、醒目代号。

（3）责任者：填写文件形成者或第一责任者。

（4）文件题名：填写文件或图纸的全称，文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。

（5）日期：填写文件或图纸的形成时间，要求以8位阿拉伯数字标注年月日。

（6）页号（以卷为单位装订）：填写每件文件首页上标注的页号，最后一件文件写起止页号。

（7）页数（以件为单位装订）：卷内文件以件为单位，采用不装订组卷的，填写每件文件总页数。

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